アポが取れないときの原因の切り分け方｜どこで落ちているかに悩む方へ

切り分けるために、架電の結果を分けて残す

切り分けは、架電の結果が残っていて初めてできます。「かけたけれど、だめだった」とひとまとめにせず、1件ごとに、どこで止まったかを分けて書き残します。分け方は、次の5つが基本です。

「不在」と「受付で断られた」は、どちらも担当者と話せていない点では同じです。ただ、不在ならかける時間を変えれば届く見込みがあり、受付で断られているなら呼び出す相手から考え直す必要があります。分けて残しておかないと、この違いが見えません。

断られた理由も、同じように選べる形で残します。そのうえで、相手が言った言葉そのものを書く欄も、別に設けておきます。数えるための欄と、言葉を残す欄を分けておくと、集計もしやすく、言い回しを直すときの手がかりも残ります。

つながって断られるときは、断られた理由を集計する

理由を見ないことには、打ち手は決まらない

担当者につながって断られているなら、断られた理由を集計します。理由を見ないことには、何を直せばよいかは決まりません。理由ごとに分けて、多いものから打ち手を考えます。

小さな打ち手：言い回しを変える

理由によっては、言い回しを少し変えるだけで変わることがあります。断られる前に、先回りして一言添えるのが基本です。

「もう同じような仕組みがある」「似たような話は聞いている」という断りが多いときも、先回りの一言が効きます。相手がすでに何かを使っている前提で、話の入りに置きます。

言い回しを変えたあとは、本当に効いたかを確かめます。効くと思って入れた一言が、録音で「言った通話」と「言わなかった通話」を比べてみると、効いていなかったということもあります。何を変えたのかを記録し、変える前と後で、つながったあとにアポになる割合がどう動いたかを見比べます。

大きな打ち手：売り込んでいる点が響いているかを見直す

言い回しを変えても同じ理由で断られるなら、もっと大枠を疑います。そもそも、売り込んでいる点がお客様に響いているのかどうかです。この場合は、言い回しではなく、何を伝えるかから見直します。

断られた理由が、当てている相手の違いを示していることもある

断られた理由を集計すると、言い回しでも売り込む点でもなく、当てている相手そのものが違うと分かることがあります。断りの多くが「うちはそれを扱っていない」「その作業はしていない」なら、相手にとって買う理由がない所に当てています。この場合は、話し方は変えずに、営業リストの選び方を変えます。

理由を見るときは、言葉どおりに受け取りすぎないことも大事です。「今は必要ない」とまとめていた断りも、よく聞くと「今の時期は予算がない」「年度の初めで忙しい」という、時期の問題であることがあります。時期の問題なら、商材そのものを断られているわけではないので、言い回しを変えるより、かけ直す時期を決めておく方が先です。

新しい事業の営業で、売れるかどうかを確かめている段階での見分け方は「新規事業の営業の立ち上げ方」でも書いています。

まとめ：アポが取れないときは、どこで落ちているかを切り分けることで打ち手が決まります

アポが取れないときは、まず「つながってすらいない」のか、「つながって断られている」のかを分けます。つながっていないなら、番号の不備・担当者につながらない・受付で断られるの3つに分け、番号を正す、直通番号を探す、相手を見直す、のどれかを打ちます。つながって断られているなら、断られた理由を集計し、言い回しを変えるのか、売り込む点から見直すのかを決めてください。