営業で使う情報は、正しい情報ですか｜営業代行の情報の扱いに悩む方へ

ほかの会社の支援で得た情報を、使い回す業者もいる

本来は、やってはいけないこと

営業代行の会社は、いくつもの会社の営業を支援しています。ある会社の支援で得た情報を、ほかの会社の支援で使い回すことは、本来やってはいけないことです。しかし、そうしたことをしている業者もあるようです。

自社の情報も、同じように扱われるかもしれない

情報を使い回す業者に頼むと、自社の支援で得た情報も、ほかの会社の支援で使われるおそれがあります。

営業で使う情報の、出どころを確かめる

その情報は、公開されている情報か

依頼する側からすると、営業で使う情報の出どころがどこかを確かめることがとても大事です。公開されている情報なのか、そうではない情報なのか。依頼する前に、この点を聞いておきましょう。

架電先から「どこで知ったのか」と聞かれることは多い

架電すると、お客様の方から「この番号はどこで知ったんですか」、「私の名前はどこで見つけたんですか」と聞かれることがとても多くあります。そのときにきちんと答えられるよう、公開されている情報から拾った情報で営業する必要があります。どこから営業リストを作るのか、番号や名前をどこから拾うのかを、依頼する前に確かめておきましょう。

大きな会社の、部署に直接かけるときほど聞かれる

この問いは、大きな会社の部署に直接電話するときほど、多く出てきます。大手の素材・化学メーカーの研究開発や品質保証の部署に電話していた例では、電話の相手から「どうやってうちの部門を知ったのか」「なぜこの番号を知っているのか」と聞かれることが、毎日のようにありました。

部署の番号や担当者の名前で直接呼び出すと、受付で止まりにくく、話せる相手に早く届きます。そのぶん、相手は「なぜ自分に直接かかってきたのか」が気になります。答えに詰まったり、あいまいに濁したりすると、それだけで話が終わり、電話をかけた会社の名前にも傷が付きます。直接かけるほど、出どころをその場で答えられる備えが要ります。

公開されている情報でも、そのまま正しいとは限らない

出どころが公開情報なら、それで安心というわけではありません。題名の「正しい情報ですか」には、もう一つの意味があります。公開されている情報でも、古くなっていたり、そのままでは使えなかったりするからです。

介護の事業所に電話した例では、求人サイトに載っていた運営法人の名前が古いことが多く、国が公開している事業所の情報と照らし合わせると、多くの事業所で法人の名前が変わっていました。また、担当者の名前は公開されていても、その読み方までは公開情報から分かりません。一般的な読み方と違う名前も多く、推測で読んで間違えれば、最初の一言でつまずきます。

会社の番号も、ホームページ、会社の情報をまとめたサイト、求人など、出どころによって違うことがあります。架電に使う番号は、できるだけ複数の出どころで確かめます。

正しい営業リストを作る流れ

確かめられない所を空欄にしておくのは、手を抜くためではありません。間違った情報で電話をかけるより、空欄のまま電話で確かめる方が、相手にも、依頼した会社にも迷惑をかけないからです。

依頼する前に、営業リストの見本を見せてもらうとよいでしょう。番号や名前の出どころを残す欄があるか、確かめられない所をどう扱っているかを見れば、その会社が情報の正しさをどこまで気にしているかが分かります。

認証に加えて、依頼する前に聞いておくこと

認証は、情報を扱う仕組みが整っているかを確かめる目安です。ただ、認証があれば何も起きない、というわけではありません。個人の情報を多く預かる組織の担当者からも、「プライバシーマークを取っていても、『絶対に』漏れないとは言えない」という声が聞かれます。

実際に、個人の情報を多く預かる組織は、外の会社に仕事を出すとき、認証の有無だけで決めていません。たとえば健康保険組合が外の会社の仕組みを取り入れるか検討するときには、数十の項目がある確認の書類を使い、預ける情報の中身や、情報をどう管理しているかまで書面で確かめることがあります。営業代行に頼むときも、同じ考え方で、次の点を聞いておくと安心です。

答えが具体的な会社ほど、決まりが日々の仕事の中で動いていると見てよいでしょう。情報の保管の仕方や、問題が起きたときの報告の決まりなど、営業代行を選ぶときに見る点は「営業代行の比較で見るべき6つのポイント」でも取り上げています。

まとめ：営業代行の情報の扱いは、依頼する前に確かめることで、安心して任せられます

営業代行の中には、ほかの会社の支援で得た情報を使い回す業者もいるようです。依頼する前に、営業で使う情報の出どころがどこか、公開されている情報かを確かめてください。あわせて、ISMSやプライバシーマークなどの認証を取っているかも、確かめておきましょう。

情報の扱いは、アポの数や料金のように表には出てきません。けれども、ひとたび問題が起きれば、それまでの営業がすべて信用を失うことにもなりかねません。依頼する前のひと手間で確かめておくことが、安心して営業を任せるための一番の近道です。