介護・福祉は誰が決め、いつ予算が付くか｜施設に売る営業担当の方へ

このコラムは、次のような方に向けて書いています。

介護・障害福祉の施設・事業所に、ソフトや設備、職員や利用者が使う物を売るとき、話が止まる場所はだいたい決まっています。「決める人がそこにいない」と「今年の予算に入っていない」の2つです。どちらも、話し方を磨くだけでは越えられません。

この記事では、電話の前に「誰が決め、いつ予算が付くか」を見立てるやり方と、法人の予算・決裁に合わせた1年の営業カレンダーをまとめます。

電話に出た人の役職より、法人の形と事業所の数で「決める場所」を見立てる

施設に電話すると、施設長・管理者・事務長・相談員と、いろいろな立場の人が出ます。ところが、電話に出た人の役職を見ても、その施設で誰が決めるのかは分かりません。同じ「施設長」でも、その場で決められる人も、権限が無い人もいるからです。

見立てに使うのは、運営している法人の形と、その法人が持っている事業所の数です。1〜2か所だけの会社は、社長や管理者がその場で決めることが多く、事業所が増えるほど、決める人は本部・本社・理事会へと上がっていきます。そして施設の種類ごとに、運営する法人の形は公的な数字ではっきり偏っています。

出どころ：厚生労働省「令和6年介護サービス施設・事業所調査」（2024年10月1日現在）。営利法人は株式会社などの会社

障害福祉では、この偏りが動いています。就労継続支援Ｂ型の事業所のうち営利法人が運営する割合は、2021年3月の23.1%から2024年12月には37.1%まで増え、社会福祉法人を上回りました。障害のグループホームも、営利法人の割合が24%から40%に増えています。「障害福祉は社会福祉法人が中心で、決めるのは理事会」という思い込みは、もう通じにくくなっています。

出どころ：厚生労働省 障害福祉サービス等報酬改定検討チーム 第47回 資料3（2025年6月25日）

営業リストに法人の形・事業所の数・本部の番号の列を付けておけば、施設から入るか本部に当てるかを、かける前に決められます。作り方は「介護の営業リストの作り方」にまとめています。

住まいの施設は、種類と「全施設でそろえる物か」で決める場所が変わる

有料老人ホームやサービス付き高齢者向け住宅（サ高住）などの住まいの施設は、株式会社の運営が多く、施設の数が多い法人ほど本社で決めます。ただし、「本社で決める」と言っても、何を本社で決めるかは商材によって違います。

目安になるのが、その商材が「全施設でそろえる物」かどうかです。食事のサービスや記録のソフトのように、どの施設でも同じ物を使う商材は、本社でまとめて決まりやすくなります。こうした商材では、断りの3分の1ほどが「本社や法人で一括して決めている」で、大手の法人が多い地域では半分ほどにのぼった傾向がありました。反対に、施設ごとに必要な数が違う設備や、一部の部屋から使える物は、施設の声が通りやすくなります。

種類ごとに、困りごとも言い分けます。介護をだれが行うか、お金のやりとりがどうなっているかが違うからです。

「老人ホームです」と名乗られても、中身が特養のこともあります。分からなければ「介護保険の施設サービスでいらっしゃいますか」と一段だけ聞きます。社会福祉法人か会社かで、決める速さも予算の組み方も変わるからです。

住まいの施設では、もうひとつ気をつけることがあります。施設の方が、出入りの業者より上の立場にあることが多く、今の業者からの入れ替えを迫る話は通りません。食事のように一部から試せる商材は、今の業者を残したまま、一部で比べてもらう形を出します。全部屋の入れ替えになる設備は、転倒が心配な方の部屋など、必要な部屋・必要な時から始める形を見せます。どちらも、施設や本社が「決めやすい大きさ」にしてから持っていく考え方です。

本部が決める先では、相手を「本部に上げる人」にして材料を渡す

施設で聞いた話を持って本部へ上がる順番は、「介護・障害福祉向けのテレアポ攻略法」にまとめています。ここでは、何を渡せば、現場の人が本部に話を上げてくれるかを掘り下げます。

決める権限の無い現場の人は、決めてもらおうとすると断るしかありません。現場の人を「決める人」ではなく、「本部に上げる人」として扱い、本部がまず気にすることをその場で渡します。本部が気にするのは、多くの場合金額と他社との違いです。

法人のお金で買い、法人全体で使うソフトや設備は、採用の話に比べて2〜4倍ほど「本部が決める」になりやすい傾向があります。こうした商材ほど、現場で渡す材料で差が付きます。

本部の番号も並行して当てます。つながりにくい一方で、担当者と話せたあとにアポになる割合は、事業所の番号の倍以上あった傾向があります。両方から進めるのが確実です。

もうひとつの決め手が、その現場で決められる金額の上限は、聞くまで分からないということです。「〇〇万円を超えると買えない」といった声はありますが、施設の大きさも商材も違い、ひとつの線にはまとまりません。線を当てにせず、小さく始める金額と月々の金額を持っていき、「この金額なら、施設のご判断で進められますか」とその場で聞きます。

「理事長に話しておきます」で終えない。次にかける日と相手を決める

決める人が上にいる先で、現場の人が「理事長に話しておきます」「本部に上げておきます」と言ってくれることがあります。前向きな返事に聞こえますが、ここで電話を終えると、話はたいていそこで止まります。理事長の戻りが分からない、現場の人が伝えそびれる、ということが普通に起きるからです。

電話を切る前に、次に動く日と相手を決めます。

アポを取るときも同じ考え方です。決める人が上にいる先では、先の日程のアポほど流れやすい傾向があります。予定日まで1週間以内のアポに比べ、3週間より先のアポは流れる割合がはっきり高く、半分近くが流れていました。先の日程にするしかないときは、その場で日時まで決め、前の週に確認の電話を入れます。

アポを取ったときの相手の言葉にも注意します。「忙しい」「決めるのは別の者」「今は困っていない」が2つ以上重なったアポは、1つも出なかったアポに比べて、流れる割合が2倍以上でした。重なった先は、決める人の同席や事前の確認を先に固めておきます。

社会福祉法人は予算に入れないと買えない。予算を固める時期の前に話を置く

社会福祉法人の一番大きな特徴は、予算に入っていない物は、年度の途中では買いにくいということです。

社会福祉法人の会計年度は4月1日から3月31日までです。次の年度の予算は、理事長が年度の始まる前日までに作り、理事会の承認を受けます。決算は年度が終わってから3か月以内、つまり6月末までに所轄庁へ届け出ます。

出どころ：厚生労働省「社会福祉法人定款例」、社会福祉法（2026年11月時点）

ただし、実際にいつ中身を固めるかは、法人によって違います。電話先の声を集めると、次のような流れが多く見られます。

つまり、話を置くべきなのは、予算を固める秋から年末より前です。

とはいえ、細かい日程は法人ごとに違います。「来年度のご予算は、いつ頃お考えになりますか」とそのまま聞き、答えを営業リストに残します。聞いた月の少し前に、かけ直す日を入れておきます。

長い契約の物は、予算より先に「契約の残り」を聞く

記録のソフトや設備の多くは、数年単位の契約やリースで入っています。この場合、予算より先に今の契約がいつ終わるかで買える時期が決まります。契約が残っている間に入れ替えると二重に払うことになるため、どんなに予算があっても動きません。

介護の記録のソフトの断りを見ると、「変えるつもりがない」「入れ替えたばかり」を合わせて、断りの2割近くは、実は時期の問題でした。

数年前の問い合わせ先にかけ直したところ、断りの半分は、その間にほかの会社の物を入れていたという例もあります。時間がたった接点は「もう入っている先」の営業リストと考え、更新の時期を聞く電話に使います。

補助金をどの時期の電話で使うかは「補助金・加算・報酬改定を電話する理由にする」で詳しく書いています。

法人の予算と決裁で見る、1年の営業カレンダー

ここまでの話を、1年の流れに並べます。法人の予算と決裁の動きに絞り、報酬改定や補助金の締め切りなど制度の日程は入れていません。毎月1〜10日の請求の時期を外すのは、どの月も同じです。

大事なのは、「いつ決まるか」から逆に数えることです。決まる月から、本部に上げる時間と本部が比べる時間をさかのぼると、話を置く月が見えてきます。

うまくいった例・いかなかった例

まとめ：決める人と予算の時期が見えれば、追う先と待つ先が分かれます

誰が決め、いつ予算が付くかが見えれば、今追う先と、時期を待つ先がはっきり分かれます。待つ先は「断られた先」ではなく「次にかける月の分かった先」で、その記録が翌年の取れる先をつくります。

よくある質問

介護・福祉業界での支援事例は「介護・福祉の営業代行実績」にまとめています。

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