「今採用している会社」の営業リストの作り方｜人材会社の営業担当の方へ

このコラムは、次のような方に向けて書いています。

人材派遣・人材紹介の新規開拓は、どこに電話するかで結果の大半が決まります。トークをどれだけ磨いても、募集をしていない会社や、紹介できる人がいない職種の会社にかけていては、アポにはなりません。

この記事では、「今、人を採用している会社」だけを抜き出す営業リストの作り方を、手順と「なぜその先を外すのか」の理由を中心にまとめます。派遣・紹介・外国人材と、売るものが違っても同じ考え方で使えます。

前提：人材の営業は「今、人を募集している会社」に当てる

最初にお伝えしたいのは、人材サービスにとって一番話が早い相手は、今まさに人を募集している会社だということです。募集していれば、派遣や紹介をこれまで使っていたかどうかに関係なく、提案の土俵に立てます。反対に、募集の無い会社とは、どれだけ話が弾んでも商談で話す中身がありません。

だから、電話で確かめることも「今、募集されていますか」の1つで足ります。募集が無いと言われたら、その場ではアポを取りません。「ほかに製造のお仕事の募集はありますか」と聞くと、別の職種や別の拠点の募集が出てくることもあります。

受け入れる側から見ても、求人を出している最中の電話は「今の困りごと」の話です。求人を出している会社にだけアポを取ると、商談に行く人材会社の側からも「相手の真剣さが違う」という声が上がります。

ハローワークの求人は、担当者の名前・直通の番号・鮮度がそろっている

「今募集している会社」を集める元として一番向いているのが、ハローワークの求人です。求人票には採用担当の名前・部署・電話番号が載っていて、その番号は代表番号ではなく、採用の担当に直接つながる番号であることがほとんどです。

鮮度の理由は、公開の決まりにあります。ハローワークの求人の公開期限は、原則として、求人を受け付けた日の翌々月の末日までです（例：4月15日に受け付けた求人は6月30日まで。厚生労働省 新潟労働局のハローワークの求人の案内）。受け付けた日によって2〜3か月ほどで切れ、会社が出し直さなければ公開が終わります。載っている会社は「今、募集している」見込みが高く、何か月も続けて載っている会社は、募集を続けている会社だと分かります。

有料の求人サイトの掲載は、締め切った後もそのまま残っていることがあります。古い求人を見て電話し、「それ、3年前に募集が終わっていますよ」「そもそも募集を出していません」と言われるのは、よくある失敗です。

担当者の名前が分かると、受付で「総務部の〇〇様はいらっしゃいますか」と名前で呼び出せます。担当者の名前で呼べる営業リストは、代表番号にかける営業リストと比べて、2〜3倍ほど担当者につながります。しかも、誰がかけてもつながる割合がそろうので、結果が電話をかける人の腕に左右されにくくなります。

求人票には、職種・仕事内容・会社の特長・従業員数・外国人の雇用実績まで細かく載っています。工場ごとに求人と電話番号が分かれているので、拠点の単位で漏れなく当たれるのも強みです。

ハローワークの求人は、誰でも見られる公開の情報です。電話先で「どこで知ったのか」と聞かれたら、「ハローワークなどで公開されている企業の情報を参考に、ご案内できそうな企業様にご連絡しています」と答えます。求人の情報をまとめた市販のデータを、必要な月だけ買う方法もあります。一方、求人サイトの中には、利用規約で機械による情報の取得を禁じているところがあります。そうしたサイトから道具で自動に集めることはしません。人が普段どおりに開いて見比べる分には問題ありません。

電話してはいけない先は、電話の前に営業リストで外す

営業リストを作るときに一番大事なのは、電話してはいけない先・電話しても意味のない先を、電話の前に外しておくことです。電話をかけながらその場で判断すると、人が判断する以上、必ずぶれます。同じ会社でも、かける人によってかけたりかけなかったりが起きます。だから、営業リストの段階で、決まりどおりに外します。

作る順番は次のとおりです。

こうして電話の前に外す分は、元のデータの4分の1ほどになります。それだけの量を電話中に判断していたら、時間も判断の質ももちません。

電話番号が同じ求人は1行にまとめます。そのとき、どの行を残すかを先に決めておきます。たとえば、正社員の募集の行、売りたい職種の行、担当者の名前がある行、受け付けた日が新しい行を優先します。同じ電話番号に求人がいくつもあるのは、慢性的に人が足りていない合図でもあるので、優先度を上げる材料になります。

今ある営業リストに足すときは、電話番号で重複を見ます。重複した先は情報を取った日だけを新しくし、重複していない先を下に足します。同じ会社が繰り返し求人を出しているので、足すたびに重複はかなり出ます。

地域は働く場所の住所で、職種は職種名で決める

外すときの判定にも、決めておくべきことが2つあります。地域を何で決めるかと、職種を何で決めるかです。

住所の文字で地域を判定するときは、文字の落とし穴にも気を付けます。たとえば「東京都府中市」には「京都府」という文字が含まれるため、単純に文字を探すと京都府に混ざります。「郡」の字が付く市の名前や、全角の空白が入った住所も同じように確かめます。

通える地域は、地図の距離だけで決めません。地図では20〜30分の距離でも、実際には50分かかる場所や、地元から出たがらない土地柄もあります。鉄道の駅が無く、バスしか通っていない町を対象から外した例もあります。

職種を外すときは、何を外すかより「なぜ外すか」をはっきりさせます。理由が分かっていれば、売るものや取引先が変わっても、同じ考え方で外せます。

外国人材の紹介なら、在留資格に合う仕事かどうかの区分の列を、営業リストの段階で付けておきます。区分の付け方は「外国人材の紹介会社のテレアポ」で詳しくまとめています。

地域と仕事内容を両方絞ると、営業リストが尽きる

最初は営業リストがたくさんあるように見えるので、条件を重ねて絞りたくなります。ところが、「今採用している」「地域」「職種」をすべてきつく絞ると、まだ電話していない先がすぐに尽きます。あとは不在だった先を何度も追いかけるだけになり、アポは急に減ります。条件を重ねすぎた営業リストでは、アポの割合が数分の1まで落ちたこともあります。

決まりやすさに効く方を絞り、もう一方は広げます。たとえば工場の軽作業やフォークリフトのように、もともと求人の数が多い仕事なら、地域を少し広げてでも仕事内容がぴったりの求人に当てる方が、決まりやすいことがあります。

運用の中でも段階を踏みます。駅から近い・送迎があるなど、紹介しやすい求人を一番にかけ、それ以外は地域で絞ってかけ、なくなってきたら少しずつ広げます。営業リストが尽きたら、ひとつの業種を取り切って次の業種へ移るなど、どれかの条件をゆるめます。

電話をかける順番も決めておきます。まだ電話していない先、不在だった先、受付で止まった先、担当者に断られた先の順にし、後ろの2つは最後に電話した日が古い順にかけます。不在や折り返しの分があるので、架電の数は営業リストの件数の1.5倍ほどを見込みます。

新しい版を土台にし、古い版からは架電の履歴と除外だけを引き継ぐ

求人は2〜3か月で公開が終わるので、同じ営業リストを使い続けると、「もう募集を締めました」という断りが増えてきます。求人を取ってから3か月を過ぎて電話した先は、つながる割合もアポの割合も下がります。「最近募集を締めた」という断りが目立ってきたら、営業リストを入れ替える合図です。

入れ替えるときは、新しい版を土台にします。古い営業リストに新しい求人を足していくのではありません。新しい版を土台にすれば、今求人を出している会社が自然に上に来ます。

担当者の名前は、古くなる前提で使います。古い版から作った営業リストは、求人の終了・担当者の異動・移転が、新しい版より多くなります。「採用の担当は異動していません」「採用もしていません」と言われることもあります。

それでも、過去に求人を出していた会社を捨てる必要はありません。今はハローワークに載せていないだけで、会社の状態は変わっていない先もたくさんあります。古い版の先も営業リストに入れてかまいませんが、電話で今の募集の有無を確かめてから、アポを取ります。断りも、その時期の答えとして残しておきます。3か月前に断られた会社も、時期が変われば話を聞いてもらえることがあります。営業リストを入れ替え続ける限り、当てる先が完全になくなることはありません。

求人の数には季節の波もあります。新しく出される求人の数は、1月が年の平均より4〜13%多く、10月も5〜10%多い一方、5月・8月・11月は少なめです（厚生労働省「一般職業紹介状況」、2022〜2025年の新規求人数）。年末の押し迫った時期、仕事始めの直後、お盆の前は、架電を止めるか前倒しにします。

求人票の仕事内容を、その会社に電話する理由にする

求人票から分かるのは「今採用している」ことだけではありません。仕事内容・会社の特長・求職者へのメッセージには、「どんな人に来てほしいか」が書いてあります。これを読んでから電話すると、どの会社にも同じことを言う電話になりません。

そのために、営業リストの列に仕事内容を入れておきます。電話の型の空いたところに、その会社の仕事内容を詳しく入れて話します。

求人票の仕事内容を読み込んでから話したところ、相手に「それ、僕が書いた文章じゃないですか」と言われ、そのままアポになったこともあります。名前で呼ぶと「なぜ名前を知っているのか」と驚かれることもありますが、その後は最後まで話を聞いてもらえることが多いものです。

受付では「求人を見て」とは言いません。求人を見た営業の電話は毎日のように届いているので、その一言で止められます。営業リストに担当者の名前があれば、名前で呼び出します。

求人票の担当の欄が社長になっている会社は、つながりにくいものの、つながればアポになりやすい傾向があります。小さい製造業などでは、社長が採用まで自分で見ていることが多いからです。話を聞いてくれなさそうだからと、別の人を呼び出すのはやめます。

同じ求人のデータから作る営業リストは、どの人材会社が作っても似てきます。断られる理由もだいたい同じです。差がつくのは、「募集しています」と言われた数件を、電話の理由の中身で取り切れるかどうかです。

うまくいった例・いかなかった例

まとめ：営業リストは「今募集している会社だけが並ぶ」ように作ります

どれも土台にあるのは、「件数を集める」ではなく「今募集している会社だけが並ぶ」という考え方です。外す決まりと入れ替えの時期を仕組みにしておけば、誰がかけても担当者につながり、商談に進むアポだけが積み上がっていきます。

よくある質問

人材サービス業界での支援事例は「人材サービスの営業代行実績」にまとめています。

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