研修会社が営業代行を使うときの注意点｜セミナー申込者への電話を頼む方へ

申込者には「何に・いつ申し込み、来たかどうか」を付けて渡す

申込者の名簿を、名前・会社名・電話番号だけで渡すと、電話の入口で困ります。相手の多くは、何に申し込んだかを覚えていないからです。大きな催しの後は「いろいろなセミナーがあって混ざってしまった」とよく言われます。

「どのセミナーのことですか」と聞かれて答えられないと、一気に不信感を持たれます。反対に、申し込んだものが分かっていれば、時間がたってからでも相手の記憶を呼び起こせます。苦情も、ほぼ防げます。

このうち、特に差が出るのが来たかどうかです。セミナーを見なかった人は、見た人と比べて4倍ほど断られやすい傾向があります。見なかった人の断りは、「個人的な興味で申し込んだ」「担当ではない」が大半です。来たかどうかが分かっていれば、見なかった人には先に「会社として関心をお持ちか、ご自身の学びか」を確かめる、という入り方に変えられます。

同じ催しに何度も申し込んで一度も来ない人は、見込みが低いことが多いものです。こうした違いも印を付けて渡すと、電話の順番を決めやすくなります。

名乗る社名と「なぜ連絡先を知っているのか」への答えを決めておく

グループで社名が分かれている会社は、申込の画面の社名と電話で名乗る社名が違うだけで、相手に身構えられます。名乗る社名は、相手が申し込んだときに見た社名に合わせるのが基本です。

もう一つ、電話でときどき聞かれるのが、「なぜ私の連絡先を知っているのか」です。この質問に、電話をかける人がその場で答えられるようにしておきます。

この答え方ができるのは、申込の画面で、電話での案内をすることを知らせているときです。個人情報保護法では、個人情報を受け取ったら、何に使うかを本人に知らせるか公表する決まりがあります。申込の画面の書き方を、外に頼む前に確かめておきます。

名簿を代行に渡すことは、法律の上では「個人データの扱いを外に任せる」ことに当たり、本人の同意が無くても渡せます。そのかわり、任せた側は、任せた先を監督する義務を負います。2026年7月に公布された改正法では、任された会社が、任された仕事の範囲を超えて個人情報を扱ってはならないことも明記されました。

出どころ：個人情報の保護に関する法律（第21条 取得に際しての利用目的の通知等、第25条 委託先の監督、第27条第5項第1号 委託に伴う提供）。2026年7月17日公布の改正法で、委託を受けた事業者が委託された業務の範囲を超えて個人情報を取り扱うことの禁止が明記（2026年11月時点）

共催のセミナーの申込者には、共催の相手からも電話が行っていることがあります。情報の扱いを代行会社にどう確かめるかは「営業代行の情報の扱い方」で詳しく書いています。

申込者ならではの「外す先」と、その場でアポを組む準備

外す先、日程調整、アポの報告のしかたなど、決めることの多くはほかの業界と変わりません。全体の決め方は「営業代行の比較・選び方」に任せ、ここでは申込者の名簿ならではの点だけを挙げます。

アポが続くと、商談する人の予定はすぐに埋まります。商談の枠に余裕を持たせておくことも準備のひとつです。電話をかける業務委託メンバーが替わると立ち上がりに時間がかかるので、長く続けるなら同じ人に続けてもらい、話した中身を営業リストに残してもらいます。

売る研修と電話の時期は、相手の予算の時期から逆算する

研修は、相手の会社の予算の中で買われます。国の調べでは、研修などの教育訓練にお金を出した会社は約半分です。限られた予算の中に入れてもらうには、予算を組む時期に間に合うことが欠かせません。

出どころ：厚生労働省「令和7年度 能力開発基本調査」（2026年7月31日公表）。教育訓練費用（職場を離れた研修の費用や、自己啓発の支援の費用）を支出した企業は54.4%（前回から0.5ポイント低下）

そこで、外に頼む前に、どの研修を、いつ電話で売るかを相手の予算の時期から逆算して決めます。たとえば、秋から年明けにかけての予算取りに乗せたいなら、その時期に来年度の計画として検討される研修を選びます。実際に、相手の予算取りの時期に合わせるために、電話で売る研修を新入社員研修から管理職向けの研修に切り替えた研修会社もあります。

時期ごとの電話の言い方は「研修・コーチング会社のテレアポ攻略法」、大手企業の予算の時期の見方は「大手企業に営業をかける時期の決め方」で取り上げています。

売る研修を決めたら、その研修の中身を代行にしっかり伝え、会社の規模で絞るかなど、追いかける先もすり合わせます。時間で契約しているなら、新しくかける先が尽きたときに、不在の先へのかけ直しや資料を送った先へのフォローに時間を回すことも決めておきます。

まとめ：申込者を外に渡すときは「何を・いつ・どう名乗るか」を先に決めます

申込者は、研修会社・コーチング会社が時間とお金をかけて集めた、一番見込みの高い相手です。外に任せるなら、その価値が消えないうちに、依頼した会社の顔として電話できる準備をそろえてから渡してください。準備が整っていれば、社内で手が回らなかった申込者が、そのまま商談の候補に変わっていきます。